Sådan planlægger du en konference

september 14, 2018 Stantonoffice 0 Comments

En konference er et mødested for folk over hele verden, som finder sammen for at opdatere hinanden på den nyeste viden indenfor et bestemt område, og diskutere og debattere deres forskellige synspunkter og erfaringer. Det kan være svært at planlægge et arrangement med så mange mennesker, men med de følgende tre tips er du godt på vej til at planlægge en fantastisk konference for din virksomhed.

1. Få styr på hvem, hvor og hvornår

En konference omhandler normalt et bestemt emne, hvilket betyder at det første, der er på plads, er hvad-spørgsmålet. Inden du begynder at tænke på at finde et konferencecenter, skal du lige have de andre grundlæggende spørgsmål på plads. Hvem skal deltage i konferencen? Hvor skal konferencen afholdes? Hvornår skal konference finde sted? Det er specielt vigtigt at vide, hvor mange personer der skal deltage i konferencen samt hvor disse personer kommer fra. Når du har styr på de tal, kan du planlægge, hvor stort et konferencecenter, der er behov for, samt hvor i landet det er mest hensigtsmæssigt at afholde konferencen. Hvis der for eksempel kommer mange deltagere langvejs fra, er det en god idé at finde et konferencecenter tæt på en lufthavn, så der ikke kommer transportproblemer i vejen.

2. Find det perfekte konferencecenter

Når du ved, hvor mange deltagere der skal være plads til, kan du begynde at lede efter mulige konferencecentre. Men der er stadig et par spørgsmål, du mangler at besvare, før du kan finde det perfekte konferencecenter. Har I brug for et stort konferencecenter eller måske mindre konferencelokaler? Har I behov for overnatning? Skal I have mad serveret? Skal der være mulighed for fysiske aktiviteter? Det er vigtigt for dig at vide, hvilke krav arrangørerne har til konferencen. Det er derfor en god idé at påbegynde en liste over såvel deltagernes som arrangørernes behov til et optimalt konferencecenter. Når du har din liste over behov, kan du nemt finde det perfekte konferencecenter til netop jeres konference.

3. Planlæg konferenceforløbet ned til mindste detalje

Det perfekte konferencecenter er kun første skridt på vejen til en god konference. Resten er op til dig. Grundig planlægning er med til, at en konference løber af stablen uden problemer. Det er derfor optimalt, at du udarbejder et program for konferencen, så deltagerne til enhver tid ved, hvor de skal være, og hvad de skal lave – og det samme gør medarbejderne på konferencen.